Depuis avril 2015, selon un calendrier établi en plusieurs étapes, plus de 15 000 entreprises sont désormais passées à la DSN, l’une des mesures de simplification des entreprises initiée par le gouvernement via l’article 35 de la loi Warsmann du 23 mars 2012, ou « loi de simplification du droit et d’allègement des procédures administratives ».
Cette réforme de la DSN, qui vise à remplacer l’ensemble des déclarations sociales effectuées par les entreprises en une seule déclaration unique et mensuelle, est censée apporter de nombreux avantages à la fois pour les entreprises, mais aussi pour les organismes de protection sociale ou encore pour les salariés.
Dans cet article, nous allons nous pencher sur les fondamentaux de la DSN, et nous allons nous interroger sur son application pratique pour les établissements publics : quels enjeux, quelle méthodologie et quelles échéances ?
Les avantages de la DSN
La DSN apporte de nombreux avantages à la fois aux entreprises, aux organismes de protection sociale et aux salariés, car elle transforme ce qui était autrefois une multitude de déclarations sociales en une seule transmission qui se fait chaque mois à l’issue de la paye.
Il s’agit bien entendu d’une avancée majeure en ce qui concerne la simplification puisque les entreprises devaient auparavant effectuer une multitude d’actes différents avec des exigibilités elles-mêmes différentes, sans compter que parfois les moyens par lesquels ces déclarations pouvaient être effectuées étaient également différents, certains organismes n’acceptant que des déclarations papier et d’autres imposant un format dématérialisé (comme l’URSSAF).
La DSN apporte donc une rationalisation avec une transmission unique et sécurisée, une rationalisation qui profite à la fois aux entreprises mais aussi aux organismes de protection sociale, qui peuvent désormais mieux lutter contre la fraude.
Les données sont ainsi normalisées et centralisées, et leur transmission est facilitée puisque elles ne sont transmises que par la dématérialisation. Ces processus permettent de limiter les redondances et de gagner en efficacité de transmission.
On peut enfin noter un avantage également pour les salariés, qui voient leurs droits mieux pris en compte en cas d’arrêt de travail par exemple.
La DSN : qui est concerné
Avant tout, la DSN concerne les salariés du privé qui se voient imposer un calendrier d’adoption en trois phases, la phase de généralisation à l’ensemble des entreprises du secteur privé étant fixée pour le 1er janvier 2016.
Dans ce calendrier, on peut noter une phase 1 qui court encore jusqu’à août 2015, et une phase 2, opérationnelle depuis mars 2015, ainsi qu’une obligation intermédiaire entrée en mai 2015 et qui a permis de rendre la DSN obligatoire pour une partie des entreprises. Cette obligation intermédiaire a été souhaitée par le gouvernement qui ne voulait pas d’un effet « Big Bang » au moment de l’approche de l’échéance.
Mais qu’en est-il alors du secteur public ?
Théoriquement, les salariés des fonctions publiques ne sont pas concernés par l’échéance du 1er janvier 2016, mais plutôt par un calendrier qui devrait intervenir à l’horizon 2020.
Cependant, il faut noter un certain nombre d’exceptions. En effet, un employeur est concerné par la DSN dès lors que ses effectifs disposent de plus de 50 % d’agents privés.
De plus, les organismes de la fonction publique ont pour obligation de veiller à ce que la DSN soit transposable aux contraintes de la fonction publique. Ainsi, même les organismes n’étant pas aujourd’hui directement concernés doivent s’y intéresser.
La DSN : principes structurants et transformations engendrées
La DSN s’organise autour de plusieurs notions :
- sa mise en œuvre est progressive
- elle est totalement dématérialisée
- elle s’effectue une fois par mois à l’issue de la paye
De ce fait, elle induit nécessairement une modification de l’organisation des processus des entreprises et des établissements. Il s’agit de passer d’une logique de déclarations ponctuelles à une logique de déclaration permanente.
En ce sens, il faut réfléchir à la façon dont les données sont émises :
- les échéances pour produire des données sont désormais beaucoup plus courtes
- les modifications et les corrections doivent être effectuées dans la paye du mois suivant
- les signalements de départ de salariés ou d’arrêt de travail doivent être envoyé dans les cinq jours
Il s’agit ainsi de changer la manière dont les données sont produites afin de s’adapter à ces nouvelles périodicités.
DSN et évolution du système d’information
Mais outre des nouvelles façons de travailler, la DSN a surtout un impact sur le système d’information, qui doit absolument s’adapter.
En effet, une simplification est envisageable uniquement si le système d’information est capable de prendre ce nouveau fonctionnement et ces nouvelles normes en compte.
- le système d’information doit être capable de permettre la transmission des données sur la base d’une identification à la fois du numéro de sécurité sociale des salariés mais aussi de l’entreprise avec un numéro de siret.
- le système d’information doit permettre une traçabilité des données de façon à ce que les organismes de protection sociale ne constatent aucune rupture dans la transmission des informations
- le système d’information doit bien entendu permettre une transmission des données effectuée de façon totalement dématérialisées, puisqu’il s’agira de l’unique moyen d’effectuer cette déclaration
- enfin, le système d’information devrait être capable de rapprocher l’acte de paie et l’acte de transmission de la DSN afin de fournir le plus de fluidité possible
DSN et fonction publique : être prêt
Ainsi, l’enjeu de la DSN, outre le respect du calendrier fixé par le gouvernement, c’est de pouvoir s’adapter et anticiper sur les nouvelles évolutions qui interviendront à la fois dans l’organisation des processus des entreprises et des établissements mais aussi dans l’évolution du système d’information.
Il est nécessaire pour les établissements publics de se renseigner sur la capacité de leur éditeur de logiciels de gestion de la paie à prendre en charge ces nouvelles mesures, et ceci est d’autant plus urgent pour les établissements qui emploient une majorité d’agents privés et qui sont ainsi tout autant concernés par les échéances prochaines que les entreprises du secteur privé.
La DSN devrait entraîner une refonte complète des échanges avec les organismes de protection sociale, et c’est la raison pour laquelle il est important de se préparer bien à l’avance à ces évolutions. L’éditeur du logiciel de paye disposera-t-il de version compatible ? Où en est-il de la compatibilité avec la DSN, dispose-t-il d’un calendrier de développement, et d’un calendrier de formation de ses clients ?
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