Mise en oeuvre par le gouvernement, la dématérialisation, avec en particulier, la facturation électronique, connaissent depuis plusieurs années une accélération importante.
A terme, il est prévu que l’ensemble du secteur public soit concerné par cette démarche, ceci incluant l’état, les établissements publics, les collectivités, mais également, tous leurs fournisseurs.
Ainsi, l’ordonnance du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique prévoit une dématérialisation des demandes de paiement à compter du 1er janvier 2017 aux grandes entreprises et aux fournisseurs publics, puis progressivement généralisée d’ici le 1er janvier 2020 en tenant compte de la taille des entreprises concernées.
Principe de la dématérialisation
La dématérialisation consiste à transformer des processus, du contenu et des documents physiques en formats numériques.
Elle comporte des avantages indéniables, qui font l’unanimité :
- réduction des coûts d’impression, de distribution et d’envoi postaux
- limitation de la manipulation et de la circulation des copies
- réduction des pertes de document et d’information
- en réduisant les coûts et les temps de traitement des informations, elle représente un avantage concurrentiel certain
- elle représente un atout en matière d’image de marque, notamment sur le plan de l’exemplarité et de la notoriété
Portail Chorus Pro
Pour faciliter cette mise en place de la dématérialisation au sein des structures publiques, notamment au niveau de la facturation, le gouvernement à mis en place un outil gracieusement mis à disposition de tous les acteurs du public : le portail Chorus Pro
Ce portail offre aux structures publiques et à leurs fournisseurs des moyens pour :
- transmettre les factures dématérialisées
- suivre les étapes du traitement de ces factures dématérialisées
Cette digitalisation de la facturation publique permet de :
- fluidifier les échanges,
- garantir la remise des documents
- diminuer les temps de traitement
Pour les structures du public, l’utilisation de cet outil permet de réaliser des gains sur tous les plans :
- Gains financiers : diminution progressive de la charge associée au traitement des factures
- Gains de productivité : diminution du temps de traitement par facture
- Gain de temps : diminution du délai de transmission des factures entre les services compétents
- Gain environnemental : réduction de l’empreinte carbone
- Gains de sécurité : grâce à la fonctionnalité d’archivage, à l’architecture des systèmes d’informations déployés et à un suivi normé de la facture
Pour en savoir plus, consultez dès à présent notre infographie :
Sur le plan technique, Chorus pro est tout particulièrement adapté à la mise en oeuvre de cette dématérialisation car il respecte un certain nombre de formats et de modes d’échanges :
- Il prend en compte des formats et des modes d’échanges actuellement mis en œuvre par les entreprises (Portail, EDI, mode services)
- Il respecte les modalités d’échanges entre les collectivités, les EPN, les EPS, les EPL et le SI DGFIP.
- Il met en place les échanges sur la base d’un format « pivot » afin de faciliter l’intégration avec les Systèmes
- d’Information des collectivités locales, des EPS / des EPN / EPL
- Il s’inscrit en cohérence avec les travaux du SGMAP sur l’identité numérique (France Connect) et l’Etat Plateforme.
Etablissement public : réussir la dématérialisation
Mais un bon outil ne suffit pas à la réussite de cette démarche de dématérialisation au sein des établissements. Pour chaque structure, il est important de prendre également en compte :
- la politique de conduite du changement
- Le personnel est-il formé à cette prise en main de la dématérialisation ?
- Est-il suffisamment informé des enjeux et volontaire ?
- L’outil de facturation est-il conforme à ces nouveaux formats d’échanges ?
- L’outil de facturation est-il compatible Chorus Pro ?
- Dispose-t-il de toutes les fonctionnalités de transfert et d’échange ?
Grâce à notre veille sur l’actualité du marché, les nouvelles réglementation, et à nos partenariats étroits avec les instance décidantes, Sneg est à même de vous proposer des outils parfaitement adaptés à ces évolutions.
Vous recherchez un outil de gestion comptable et budgétaire public conforme à Chorus Pro et adapté à la dématérialisation ? Contactez-nous dès à présent, nous répondons à toutes vos questions.