Depuis janvier 2012, les fournisseurs de l’état ont la possibilité de transmettre leurs factures de façon dématérialisée. Dans le cadre du « choc de simplification », l’ordonnance du 26 juin 2014, précisant la loi du 3 janvier 2014, rendra obligatoire la facturation électronique, à la fois pour les émetteurs de factures à destination de l’Etat, mais aussi pour les collectivités locales et leurs établissements publics.
Tandis qu’un calendrier progressif de mise en place à été établie, l’Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat (AIFE) a décidé de proposer gratuitement une solution technique permettant de faciliter cette mise en place de la facturation électronique : le portail Chorus Pro.
Dans cet article, nous vous proposons d’aborder les enjeux de la facturation électronique pour les établissements publics, les grandes étapes de sa mise en place, avec un focus sur le portail de dépôt des factures Chorus Pro et sur l’anticipation de son intégration.
Enjeux de la facturation électronique
Chaque année, 100 millions de factures sont traitées par la sphère publique. Pour cette raison, le passage à la facture électronique pourrait représenter pour le secteur public un enjeu important, permettant de réaliser des économies à la fois sur le papier et sur l’affranchissement. En effet, le coût de traitement d’une facture dématérialisée serait de 7,5€ contre 13,8€ pour une facture papier.
Des économies estimées à :
- 260 millions d’euros pour les collectivités territoriales,
- 114 millions pour l’Etat et les établissements publics nationaux,
- 335 millions pour les fournisseurs.
De plus, l’informatisation permet de rationaliser les échanges de factures, avec une réception immédiate, un traçage et la possibilité de disposer d’accusés de réception.
Enfin, les factures en ligne sont davantage accessibles, en ligne et à tout moment. Ceci devrait ainsi permettre de réduire les délais de paiement et de diminuer le nombre des faillites côté fournisseur. En effet, Selon une étude réalisée par les cabinets Compinnov et Teresa Monroe en 2015, 6 fournisseurs sur 10 étaient payés en retard par le secteur public.
Enfin, la dématérialisation de la facturation constituera également un élément de communication en terme d’exemplarité.
Un passage à la facture électronique progressif
Cette mise en place de la facturation électronique, désormais sur le point de devenir obligatoire, représente ainsi un enjeu important pour les établissements publics et les collectivités. Il est donc nécessaire de l’anticiper, au regards des dates butoirs prévues par le dispositif :
- le 1er janvier 2017 pour les grandes entreprises (plus de 5000 salariés) et les personnes publiques ;
- le 1er janvier 2018 pour les entreprises de taille intermédiaire (entre 250 et 5000 salariés) ;
- le 1er janvier 2019 pour les petites et moyennes entreprises (entre 10 et 250 salariés)
- le 1er janvier 2020 pour les micros entreprises (moins de 10 salariés)
Le portail de dépôt des factures Chorus Pro
Inspiré de Chorus Factures, l’outil actuellement utilisé par les fournisseurs de l’Etat, Chorus pro est une solution technique, mise gratuitement à la disposition des collectivités locales et des établissements publics.
Issue d’une concertation menée par le Ministère des finances et des comptes publics auprès des organismes représentatifs des entreprises, des collectivités territoriales, des établissements publics nationaux et de leurs ministères de tutelle, cette solution a pour objectif de permettre de déposer, de réceptionner, de transmettre les factures électroniques et de suivre leur paiement.
Avec un point d’accès unique centralisé, accessible à partir d’Internet, le traitement et l’organisation des factures seront ainsi simplifiés.
Système d’information : une intégration à anticiper
Cependant, des travaux en matière d’organisation, de processus de gestion et bien entendu, de système d’information, doivent être anticipés et mis en place, pour permettre le bon raccordement du portail Chorus pro aux outils de gestion comptable et budgétaire utilisés par les établissements.
Il s’agira ainsi de choisir un logiciel de gestion comptable et budgétaire capable de s’adapter à ces bouleversement, et de permettre, entre autre, l’interopérabilité avec votre système pour intégrer automatiquement les factures Chorus Pro, pouvoir visualiser les factures et gérer les pièces jointes.
Enfin, si vous souhaitez obtenir davantage d’information sur l’outil Chorus Pro lui-même, l’accès au portail est d’ores et déjà accessible à tous les utilisateurs depuis le 20 septembre 2016 : https://chorus-pro.gouv.fr/
