Le numérique permet à de plus en plus d’entreprises et d’administrations de gagner en efficacité et en productivité.
Dans le cadre de la modernisation du cadre budgétaire et comptable du secteur public, la dématérialisation des factures, obligatoire à partir du 1er janvier 2017, constitue une avancée à la fois sur le plan de l’efficacité et de la qualité comptable, mais aussi, en matière de réduction des coûts et de temps de traitement des factures.
Dans cet article, nous allons tâcher de répondre à 3 grandes questions sur la dématérialisation de la facturation pour le secteur public : quelles sont les modalités de mise en place, quels sont les bénéfices engendrés par cette démarche, et comment bien réussir ce passage à la facturation électronique, avec des bonnes pratiques.
Facturation électronique et secteur public : quelles modalités de mise en place ?
Qui est concerné
C’est l’ensemble des structures publiques, qu’il s’agisse de l’Etat, des collectivités locales, ou des établissements publics nationaux, qui sont concernés par cette obligation de dématérialisation de la facturation. Plus précisément, il s’agit :
- Des fournisseurs de la sphère publique
- Des collectivités
- Des établissements publics locaux
- Des établissements publics de santé
- Des établissements publics nationaux
- Des services de l’Etat
Le calendrier de mise en place
Le calendrier de mise en place de l’obligation de la dématérialisation démarre au 1er janvier 2017, et s’étend jusqu’en 2020. Ce calendrier est agencé en fonction de la taille des différentes structures :
- Pour les grandes entreprises et personnes publiques : mise en place obligatoire au 1er janvier 2017
- Pour les entreprises de taille intermédiaire : mise en place obligatoire au 1er janvier 2018
- Pour les Petites et Moyennes Entreprises : mise en place obligatoire au 1er janvier 2019
- Pour les micro-entreprises : mise en place obligatoire au 1er janvier 2017
L’outil Chorus Pro
La mise en place de la facturation électronique repose sur une solution mise en œuvre par l’Etat depuis le 1er janvier 2012 : l’outil Chorus Pro. Cette solution technique mutualisée a vocation de permettre le dépôt, la réception et la transmission des factures électroniques, ainsi que le suivi de ces factures et leur mise à disposition auprès des fournisseurs.
Facturation électronique pour le secteur public : quels bénéfices ?
Simplifier l’accès à la commande publique
En réduisant les délais de règlement, la facturation électronique contribue à favoriser l’accès à la commande publique. Elle réduit également les risques de faillite pour les fournisseurs qui souffrent de ces délais de paiement trop longs.
En exemple, on peut citer l’UGAP, qui met en oeuvre la facturation électronique depuis déjà près de 10 ans. L’UGAP possède ainsi un délai de règlement de 22 jours, une performance largement appréciée par ses fournisseurs, qui sont en majorité des PME.
Gagner en productivité
Les gains en productivité de la facturation électronique pour le secteur public sont de plus en plus évidents, au fur et à mesure que les différentes expérimentations sur les structures pilotes sont réalisées.
La facturation dématérialisée implique ainsi une diminution du délai de transmission des factures entre les services compétents, et une diminution du temps de traitement par facture, ce qui induit également une diminution progressive de la charge associée au traitement des factures et une augmentation des gains financiers.
S’inscrire dans une démarche d’amélioration de la qualité comptable
Enfin, un atout, et non des moindres, depuis la mise en oeuvre de la GBCP au sein des établissements publics, la dématérialisation des factures permet une amélioration des processus, notamment en ce qui concerne l’enjeu de qualité comptable.
Elle permet à l’ordonnateur et au comptable de revisiter leurs processus de traitement des dépenses dans un souci d’efficacité. Elle permet également de favoriser l’optimisation du suivi de la facture et de son archivage, induisant des gains en terme de sécurité. Enfin, elle constitue une bonne pratique en matière d’exemplarité, puisqu’elle permet des gains environnementaux avec une réduction de l’empreinte carbone.
Secteur public : comment réussir le passage à la dématérialisation des factures ?
Ajuster les organisations du travail et des métiers
Pour automatiser le traitement des rappels, et de factures entrantes et sortantes, il est nécessaire de faire évoluer les métiers, les organisations du travail, et d’effectuer un accompagnement des agents des administrations. Les référentiels clients et fournisseurs devront être passés en revue, tant par les équipes commerciales des fournisseurs que par les équipes achats des administrations.
S’approprier les outils informatiques
L’appropriation des outils informatiques, et notamment de la solution Chorus Pro, constitue une condition sine qua non de la bonne mise en oeuvre du passage à la facturation électronique pour les établissements publics.
En effet, l’outil Chorus pro permet le dépôt et réception des factures via une solution unique, avec notamment la possibilité pour les fournisseurs de consulter une historique des factures qu’ils ont déposées. Respectant les modalités d’échanges entre les collectivités, les Établissements Publics Nationaux (EPN) , les Établissements Publics de Santé (EPS), les Établissements Publics Locaux (EPL) et le SI DGFIP, Chorus Pro permet d’optimiser et d’élargir le panel des services fournis aux émetteurs de facture de la sphère publique, tout en offrant des garanties techniques afin que les échanges soient interopérables et optimaux.
Ainsi, tandis que les acteurs de la sphère publique disposent d’une obligation de digitalisation de la facture dès le 1er janvier, on peut considérer cette nouvelle réglementation comme une véritable avancée pour la modernisation du cadre budgétaire et comptable du secteur public.
Au-delà de la simplification de l’accès à la commande pour les PME fournisseurs de la sphère publique, la digitalisation permet également des gains de temps, d’efficacité et de productivité, le tout associé à une meilleure prise en charge de la qualité comptable.
En matière de recommandation et de bonnes pratiques, on soulignera la nécessité d’ajuster les organisation du travail et des métiers, avec un accompagnement des agents, ainsi qu’une utilisation optimale de l’outil permettant la mise en oeuvre de cette digitalisation, l’Outil Chorus Pro, au regard de l’ensemble des atouts qu’il procure en matière de services et de garanties.
