Parce que le secteur public s’est engagé dans un mouvement de modernisation, la France a fait le choix depuis 2014 d’accélérer la généralisation de la facturation électronique.
Encouragée par les institutions européennes qui prônent le développement de la facture au format électronique dans l’ensemble de l’union, la France a entrepris ce processus de dématérialisation dès 2008 avec la loi de modernisation de l’économie.
Avec un périmètre total de 95 millions de factures annuelles estimées en 2014, les enjeux de cette dématérialisation devraient être conséquents en termes de manipulation logistique, de coût d’envoi, d’économie de consommables et de gain de temps.
Le 26 juin 2014, une ordonnance a prévu l’obligation pour les entreprises qui vendent des produits ou des services au secteur public de dématérialiser leurs factures. Nous allons dans cet article revenir sur cette obligation et son calendrier de mise en place.
La facturation électronique : pour quels avantages
Les avantages de la facturation électronique sont multiples :
- réduction des coûts (coûts d’impression, coût des consommables et coûts d’envoi postal)
- diminution des manipulations de documents papier
- diminution des temps de traitement et des délais de paiement
L’ordonnance de juin 2014 visant à rendre obligatoire la dématérialisation des factures des entreprises qui vendent des produits ou services au secteur public devrait ainsi concerner tous les fournisseurs, qu’il s’agisse de titulaires ou de sous-traitants directs.
Selon une étude d’impact réalisée par le gouvernement, la réduction des coûts engendrée par cette facturation électronique pourrait atteindre 710 millions d’euros d’économies à l’année.
De plus, pour les entreprises concernées, la dématérialisation peut constituer un avantage concurrentiel, lorsqu’il s’agit de répondre à des appels d’offres publics justement.
Enfin, sur le plan de l’exemplarité, la dématérialisation améliore l’image et la notoriété de la structure.
Historique d’un changement
Ainsi, l’accélération de la généralisation de la facturation électronique s’est produite suite à la loi du 3 janvier 2014 habilitant le gouvernement à simplifier et à sécuriser la vie des entreprises.
C’est une ordonnance du 26 juin 2014 qui définit le cadre de développement de la facturation électronique, avec un calendrier s’étalant de 2017 à 2020 et ayant pour objectif de rendre obligatoire ce type de facturation aux des entreprises et aux structures qui émettent des factures à destination de l’État, des collectivités locales et de leurs établissements publics.
Cette obligation se fera ainsi progressivement, d’abord pour les grandes entreprises et des personnes publiques, puis pour les entreprises de taille intermédiaire, les petites et les moyennes entreprises, et enfin pour les micro-entreprises.
La mise en oeuvre
Pour ce qui est de la mise en œuvre de cette facturation électronique à destination des établissements publics et de l’État, il a été prévu une solution technique mutualisée. Baptisée Chorus Portail Pro 2017, cette solution permettra le dépôt, la réception et la transmission des factures. L’émetteur pourra choisir le mode d’émission de la facture et l’entité publique, le mode de réception. Cette solution devrait être basée sur un format pivot facile à intégrer dans les systèmes d’information des destinataires.
Concrètement, les fournisseurs intégreront leur facture soient via un dépôt de documents (XML PDF) soit via un échange de données informatisées en direct ou par un opérateur de dématérialisation. Les entités publiques auront quant à elle accès aux données soit en utilisant un mode portail, soit en utilisant un flux au format pivot, soit enfin en mode service avec une API Rest JSon.
Ainsi, il sera nécessaire que les systèmes d’information des collectivités et des établissements publics puissent s’adapter à ces nouvelles procédures, afin de permettre d’améliorer la qualité du service rendu aux citoyens dans un contexte budgétaire de plus en plus contraignant.
Si tout se passe bien, à l’horizon 2020, l’État, les collectivités et les établissements publics devraient recevoir plus de 100 millions de factures dématérialisées. Le bénéfice de ce nouveau système est estimé à trois euros par factures en moyenne. Des enjeux à la fois financiers et en terme de productivité, améliorant le quotidien à la fois des entreprises privées et des structures publiques.
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