Gains de temps et sécurisation des transactions figurent en tête des priorités des établissements publics et des collectivités. Tandis que l’Etat encourage fortement la dématérialisation, la signature électronique est l’une des innovations qui devrait tendre progressivement à remplacer la signature traditionnelle papier. Et ceci est d’autant plus vrai que l’écrit électronique dispose désormais de la même force probante que l’écrit sur support papier. Dans cet article, nous faisons un zoom sur la signature électronique pour le secteur public, les établissements publics et les collectivités.
Pourquoi utiliser la signature électronique ?
La signature électronique permet de donner une valeur probante aux documents numériques échangés. Cette valeur probante est validée sous certaines conditions, notamment, que l’auteur de la signature soit formellement identifiable, et que l’intégrité de la signature soit garantie.
Pour quels types de documents ?
La signature électronique permet de signer tous types de documents, qu’ils soient commerciaux, comptables, juridiques, financiers ou RH.
Des documents qui peuvent être de toutes natures, qu’il s’agisse de contrats, de devis, de factures, de mandats de paiements envoyés en Trésorerie, de marchés publics, de renouvellement des contrats de travail ou encore, d’arrêtés RH. La prise en charge de cette variété de document est possible grâce à l’évolution de la signature électronique vers la norme eIDAS.
Les avantages de la signature électronique :
- simplification des processus administratifs
- réduction de la consommation de papier
- réduction des temps de traitement
- réduction des risques d’erreur
- accélération des échanges
- sécurisation des dossiers
- retour sur investissement rapide
Les types de signatures électroniques :
On distingue 3 niveaux de signature électronique :
– la signature électronique simple,
– la signature électronique avancée,
– la signature électronique qualifiée.
95% des acteurs du marché utilisent la signature électronique avancée, car cette dernière est certifiée au niveau européen et respecte les différentes normes en vigueur. De plus, elle est difficile à contrefaire, car elle utilise un certificat numérique associé au signataire et dispose d’un système poussé de vérification de l’identité.
La signature électronique pour tous les acheteurs publics : c’est maintenant !
Le 1er octobre 2018 est une date importante pour l’adoption de la signature électronique. En effet, c’est la date à laquelle la dématérialisation va s’imposer à toutes les étapes de la passation des marchés dont la valeur estimée est égale ou supérieure à 25 000€. Les documents de la consultation, mais aussi, les échanges avec les candidats devront être effectués par voie électronique.
De fait, il sera obligatoire pour les acheteurs publics répondant à ces marchés de disposer d’une signature électronique avancée basée sur un certificat qualifié et conforme au règlement européen dit « eIDAS », ainsi que d’un dispositif de création de signature électronique.
La signature électronique et la gestion de la paie
Tandis que la dématérialisation du bulletin de paie se met en place progressivement pour l’ensemble des structures et entreprises de toutes tailles à l’horizon 2020, la signature électronique a également vocation à assurer l’intégrité et la véracité du bulletin de paie. Un système de vérification d’autant plus utile que les fraudes en matière de bulletin de paie sont en constante progression ces dernières années. Voir notre article Bulletin de paie secteur public : comment se protéger de la fraude
Dématérialisation et valeur probante des pièces comptables et justificatives
Enfin, la signature électronique joue également un rôle probant dans le cadre de la dématérialisation des échanges ordonnateur-comptable.
On note ainsi que la signature électronique ou manuscrite du bordereau de mandats emporte automatiquement certification du service fait des dépenses correspondantes.
De plus, la signature électronique ou manuscrite du bordereau de recettes emporte attestation du caractère exécutoire des pièces justifiant les recettes concernées et rend exécutoires les titres de recettes qui y sont joints. Pour en savoir plus, consultez notre article Établissements publics : Dématérialisation et valeur probante des pièces comptables et justificatives
