Parce qu’elles ont le devoir d’assurer un service de qualité auprès des citoyens, les structures publiques sont encore plus soumises au besoin de changement et de modernisation de leur système d’information. En effet :
- elles doivent offrir aux usagers des services efficaces et efficients
- elles doivent protéger l’intégrité et la sécurité des données des usagers
- elles doivent se mettre en conformité avec les nouveautés des cadres réglementaires
Pour cela, elles doivent donc faire évoluer leur parc logiciel et applicatif, afin de s’adapter aux usages qui changent en permanence.
Mais gérer un projet logiciel au sein d’un établissement public n’est pas une mince affaire, car les exigences de performance sont toujours plus élevées, les budgets toujours plus restreints, et qu’un logiciel ce n’est pas seulement une licence, ce sont aussi des coûts de déploiement, de maintenance, de support et de formation. Malheureusement, nombreux sont les exemples, ces dernières années, de projets de refontes logicielles ou applicatives pour le service public n’ayant pas abouti, ou n’ayant pas porté leur fruits, avec par exemple le fiasco du super logiciel de paie de l’Etat, l’ONP, ou encore, du logiciel Louvois, spécifique à la défense.
Ainsi il est important de faire les bons choix et de s’assurer que son projet dispose de toutes les conditions nécessaires à la réussite. Dans cet article nous allons explorer quelques bonnes pratiques conseillées aux DSI du secteur public, en matière de choix d’un nouveau logiciel ou d’une nouvelle application.
Un système d’information à rationaliser
Toutes les structures n’ont pas nécessairement une vision globale de leur système d’information, de leurs logiciels et applications, ni de la façon dont ces outils peuvent répondre ou non aux besoins des utilisateurs.
Connaître son système d’information est pour les DSI publiques la clé d’une bonne prise de décision. C’est lorsque le système d’information, son fonctionnement et ses composants sont connus que les DSI peuvent identifier les applications aux fonctionnalités redondantes ou les manques en matière de fonctionnalités.
Comment mieux connaître son système d’information ?
Pour une bonne connaissance de son système d’information, il est important de ne pas se concentrer uniquement sur le maintien en conditions opérationnelles de son système (fonctionnement et maintenance) mais aussi d’avoir une vision et un regard extérieur sur les activités conduites au sein de ce système et ses différents composants. Effectuer des analyses et des audits régulièrement, produire des rapports et communiquer sur les performances du système auprès de la hiérarchie est un moyen pour la DSI de travailler à la rationalisation de son système d’information au quotidien.
Au coeur de la refonte des systèmes d’information : les besoins des utilisateurs
Comment peut-on mesurer le succès de la mise en place d’un nouveau logiciel ou d’une nouvelle application ?
Outre l‘efficacité technologique de l’outil en lui-même, sa couverture fonctionnelle, la rapidité de ses processus ou l’absence de bugs ou d’erreurs, on peut considérer qu’avant tout, ce qui fait le succès d’un nouveau logiciel ou d’une nouvelle application, c’est la rapidité et la facilité avec laquelle cet outil sera adopté par les utilisateurs.
Car une application est faite pour répondre à des besoins, pour effectuer des actions, et le résultat, c’est la possibilité ou non pour l’utilisateur d’être autonome et performant dans ces tâches.
Malheureusement, cette vision des choses n’est que peu prise en compte au moment de la conception du logiciel ou de l’application en question, et beaucoup d’éditeurs ont tendance à concevoir un outil parfait, auxquels les utilisateurs n’ont d’autre choix que de s’adapter, plutôt que de se baser en premier lieu sur les usages et les besoins des utilisateurs.
Logiciel : comment bien prendre en compte les besoins des utilisateurs ?
Afin d’éviter les écueils des applications qui sont développées pendant plusieurs années et qui au final ne répondent pas ou plus aux besoins, il est important tout au long du projet de considérer les éléments suivants :
- s’assurer que l’application est conçue en priorisant la satisfaction des utilisateurs
- s’assurer que l‘application assure une expérience optimale de l’utilisateur tout au long des interactions avec l’outil
- s’assurer que l’application permette une personnalisation avancée des processus
- utiliser l’analyse des données et les cas d’usages pour vérifier le service rendu utilisateurs
- s’assurer que l’éditeur utilise des méthodes de développement agiles, pour une application conçue par étape et validée tout au long de sa conception
Un système d’information qui s’adapte aux évolutions réglementaires
Outre les évolutions des besoins des agents et des usagers du secteur public, les systèmes d’information des établissements n’ont d’autres choix que de s’adapter aux évolutions réglementaires. Ainsi, à titre d’exemple, on peut citer des besoins d’adaptation tels que :
- la possibilité de mettre en place des procédures dématérialisées
- la simplification et la rationalisation des procédures
- l’application de normes d’échanges et de communication
- la mise en place d’interopérabilité entre les systèmes d’informations de différentes entités ou groupements de structures
- la nécessité de produire des rapports ou une documentation de certains processus
Comment s’assurer que l’application ou le logiciel peut s’adapter aux évolutions réglementaires ?
C’est dans l’engagement de l’éditeur du logiciel qu’il faut considérer la capacité du logiciel à s’adapter aux évolutions réglementaires. Certains éditeurs disposent de relations privilégiées avec des instances décidantes leur permettant d’être informés en amont de toutes nouvelles réglementations ou législation.
Il importe ensuite à l’éditeur d’appliquer ces changements au sein de son outil. Pour cela, l’outil doit être suffisamment agile et capable de déployer des nouvelles fonctionnalités en quelques mois de développement.
Pour s’assurer que l’application ou le logiciel peut s’adapter aux évolutions règlementaires, on vérifiera :
– la capacité de l’éditeur à s’informer des évolutions
– la capacité de l’éditeur à répercuter les évolutions dans son outils en temps adapté
– la capacité de l’éditeur à assister ses utilisateurs dans la mise en pratique de ces nouvelles évolutions
Admilia fait partie de ces éditeurs engagés dans la mise en application sur notre solution, en temps et en heure, de toutes les nouveautés réglementaires nécessaires au bon fonctionnement des structures publiques. Une question, une demande ? N’hésitez pas à nous contacter.
Ainsi, tandis que l’évolution de l’environnement et des dispositifs auxquels sont soumis les établissements publics entraîne un besoin de changement et de modernisation, un certain nombre de recommandations peut être fait auprès des DSI publiques pour des choix de logiciels et d’applications synonymes de réussite et de performance.
Bien connaître et maîtriser son système d’information, mettre la satisfaction des utilisateurs au centre de son processus de décision et s’assurer de la capacité de l’application à évoluer et à s’adapter facilement, notamment sur le plan réglementaire sont ainsi des bonnes pratiques qui permettront peut-être à l’avenir aux structures publiques de s’assurer de choix logiciels et applicatifs plus pérennes et plus performants.
Pour en savoir plus, n’hésitez pas à consulter et à télécharger notre infographie ci-dessous à l’aide du clic droit de votre souris :
