Depuis les années 2000, les différents gouvernements ont amorcés une démarche de transition digitale pour l’ensemble du secteur public, incluant les administrations de l’Etat, mais aussi, les collectivités et les établissements publics. S’il s’agit avant tout de maîtriser la dépense publique et les services rendus aux citoyens, il en résulte des changements à la fois technologiques, mais aussi, organisationnels et relatifs aux modes opératoires des différentes structures. En particulier, la “dématérialisation” impacte l’ensemble des fonctions support des organisations, notamment avec des objectifs de performance, d’économie et d’agilité. Dans cet article, nous allons aborder la mise en place de la dématérialisation de la fonction finance pour le secteur public, au regard des enjeux de conformité et de réglementation en cette année 2018.
Renforcement du cadre réglementaire de la fonction finance pour le public
Avant tout, la dématérialisation constitue pour les établissements publics et les collectivités une obligation règlementaire. Au niveau de la fonction finance, on peut citer un renforcement des obligations suivantes :
- dématérialisation des circuits de validation
- nécessité de traçabilité des pièces justificatives
- transmission dématérialisée des comptes financiers
- modification des processus achats et commande publique
Plus d’informations disponibles sur le portail Dématérialisation et Simplification de la Direction des achats de l’Etat.
Bien souvent, la mise en place de la dématérialisation n’est abordée par les structures que du point de vue de l’obligation réglementaire, mais dans les faits, les gains apportés par cette mise en place sont importants et le retour sur investissement est rapide à observer.
La dématérialisation, une opportunité pour la fonction finance
La dématérialisation procure des avantages évidents, qui relèvent tout à la fois de l’amélioration de la qualité du service fourni au citoyen, de gains d’image, mais aussi, de gains financiers, et d’amélioration de la traçabilité et de la sécurité.
Pour la fonction finance du secteur public, cela constitue un enjeu stratégique de modernisation et d’efficience. La digitalisation permet à la fonction financière une réduction des délais de paiement des fournisseurs, des gains de temps dans la préparation des dossiers de mandatement pour le comptable, et une simplification des chaînes de validation.
Elle constitue une opportunité d’automatiser certains processus, de réduire les tâches superflues, de réduire les doubles saisies, de réduire les temps morts, et pour un même nombre de factures, de nécessiter moins de comptables.
C’est donc avant tout un gain d’efficacité, pour un service public plus performant, moins chronophage et plus proche du citoyen.
Penser la mise en place de la dématérialisation de la fonction finance
La dématérialisation de la fonction financière constitue une opportunité d’évolution, à la fois pour les outils comptables, mais aussi pour l’ensemble du système d’information.
Une démarche de dématérialisation nécessite des changements organisationnels et de processus qui impactent l’ensemble du système d’information, ainsi qu’une mise en place par paliers, en mode projet, pour, au final, une évolution du système d’information vers davantage de modernité.
Un projet de dématérialisation nécessite la planification des actions suivantes :
- analyser les impacts de la dématérialisation
- définir les évolutions nécessaires
- penser la mise à niveau du système d’information, et calculer les investissements nécessaires (serveurs informations, solution locale ou hébergée, frais de licences, frais de maintenance, respect de la réglementation au niveau de la gestion des données, et de la garantie de leur intégrité et de leur sécurité)
- garantir la faisabilité technique du projet au regard des obligations réglementaire, par exemple, garantir le raccordement à la solution Chorus pro
- sensibiliser les acteurs internes et externes
- préparer et mettre en œuvre les actions en matière d’accompagnement au changement
- former les utilisateurs en parallèle avec leur fonction et de leurs besoins
Financement de la dématérialisation, ou comment faire baisser le seuil de rentabilité
Dans un optique de rationalisation des coûts, différentes solutions sont actuellement à l’essai par les structures publiques. En matière d’évolution et d’amélioration de la performance du système d’information, on peut citer les efforts de co-construction et de mutualisation amorcés par certaines structures.
Par exemple, dans le cadre de l’obligation de disposer d’une profil acheteur pour les marchés publics, il est possible de faire supporter les coûts des connecteurs permettant de télétransmettre les délibérations au contrôle de légalité par une grande collectivité, et de donner accès à une plateforme mutualisée sous forme de cotisation annuelle pour les structures plus modestes.
La mise en place de la dématérialisation nécessite également la dématérialisation des pièces justificatives, avec utilisation de solutions d’archivage électronique et de signature électronique. Plutôt que de se lancer dans des projets d’archivage de données respectant les critères de sécurité, localisation ou encore garanties juridiques drastiques, il est souvent préférable pour les établissements de se renseigner sur les possibilité de solutions hébergées proposées par les éditeurs des solutions de gestion financières, comptables ou RH.
Ainsi, la démarche de transition digitale dépasse les domaines technologiques et prends en compte les aspects organisationnels et les modèles opératoires de la structure. Il importe désormais pour les structures publiques, qu’il s’agisse des administrations de l’Etat, des collectivités ou des établissements publics, de connaître les avantages apportés par la dématérialisation de la fonction financière, mais aussi, d’être capable de déterminer les étapes de la mise en place de cette dématérialisation et de prendre des décisions en conformité avec les exigences de sécurité et de normalisation de la réglementation.
