Une nouvelle échéance s’annonce pour les acteurs des marchés publics. En effet à partir du 1er octobre 2018, les marchés publics (hors défense ou sécurité) dont la valeur du besoin estimé est égale ou supérieure à 25 000 € HT seront soumis à une obligation de dématérialisation. Ainsi, toutes les communications entre les acheteurs et les candidats devront être réalisées par des moyens électroniques.
L’une des premières mesures de cette réglementation, c’est la nécessité pour les structures publiques de disposer d’un profil d’acheteur.
Qu’est-ce que le profil d’acheteur ?
À premier abord, cette notion de profil acheteur peut porter à confusion. Concrètement, un profil acheteur c’est un site ou une plate-forme permettant à l’organisation de mettre à disposition des opérateurs économiques les différents documents de la consultation, et ce en accès libre et gratuit.
Ainsi, le profil d’acheteur doit permettre:
- les échanges entre les différents acteurs,
- la publication et la lecture des différentes consultations
- le dépôt et la réception des candidatures et des offres
- la publication et la recherche de toutes les informations concernant les marchés attribués.
Comment se procurer un profil acheteur ?
Le profil d’acheteur est obligatoire. Les administration de l’État et les établissements publics nationaux doivent passer par la plate-forme de dématérialisation des procédures de marchés de l’État. Pour les autres acheteurs, tels que les collectivités locales, les établissements publics locaux ou les personnes morales de droit privé soumises à la commande publique, il est possible de développer ce profil en interne, de recourir à un éditeur ou encore de faire appel à une plate-forme mutualisée.
Que se passe-t-il pour les marchés de moins de 25000 €
La dématérialisation des marchés de moins de 25000 € n’est pas obligatoire. Ainsi, dans ce type de situation, il est possible d’utiliser une boîte email dédiée et l’envoi d’un accusé de réception afin d’organiser les échanges concernant ce type de marché. Cependant, il est possible pour l’organisation d’utiliser également son profil d’acheteur pour les marchés de moins de 25000 € et de l’imposer aux entreprises.
Que signifie le nouveau principe “Dites-le nous une fois” ?
Ce nouveau principe a pour objectif d’alléger les charges administratives des entreprises. Ainsi, dans le cadre d’un marché public il ne sera plus possible de demander aux entreprises des documents qui peuvent être obtenus par un autre biais, par exemple obtenus via le service “DUME”, ou encore par exemple des documents mise à disposition dans un coffre-fort numérique ou des documents ayant déjà été remis. En effet, en tant qu’organisation en charge du marché, il vous appartiendra désormais de disposer d’une gestion électronique de documents vous permettant de retrouver et de réutiliser facilement des documents vous ayant déjà été remis.
Ainsi, la dématérialisation de la commande publique constitue un levier d’amélioration de l’efficience des processus et une ligne d’action prioritaire de l’État. Elle participe à l’amélioration de la fiabilité, de la fluidité, de la traçabilité et de la sécurité des informations et elle permet de limiter la consommation de papier et de réduire les coûts.
Au-delà de la commande publique, c’est la dématérialisation de tous les processus des structures publiques qui s’annonce. Déjà, les bulletins de paie seront progressivement dématérialisés d’ici le 1er janvier 2020 dans la fonction publique d’état. La dématérialisation de la chaîne de la dépense et de la recette est quand à elle engagée, notamment par les structures hospitalières, tout comme la dématérialisation de la facturation électronique, obligatoire pour les entreprises de taille intermédiaire (entre 250 et 5.000 salariés), mais aussi pour les entreprises fournisseurs du secteur public de plus de 5.000 salariés, et qui devrait s’étendre progressivement d’ici 2020 à tous types de structures. Admilia en profite pour vous rappeler, à ne pas oublier, la compatibilité de votre logiciel financier avec l’ensemble de ces processus dématérialisés.
