Le plan de transformation numérique de la commande publique, adopté en décembre 2017, à pour ambition d’accompagner les acteurs de la commande publique, diminuer la charge administrative et simplifier les usages, permettre des échanges et des partages d’information simplifiés tout au long de la procédure, renforcer la sécurité et l’accessibilité de l’archivage, et offrir plus de transparence à la commande publique en elle-même.
L’article 41 du décret n° 2016-360 du 25 mars 2016 impose l’obligation de dématérialiser les marchés publics à partir du 1er octobre 2018. Ce qui veut dire que la consultation des documents et leur téléchargement devront se faire sur les plateformes de dématérialisation, de la même façon que l’envoi des offres, le tout bien entendu au format électronique.
Quels sont les marchés concernés par l’obligation de dématérialisation ?
Cette obligation concerne presque tous les marchés publics, même s’il existe quelques exceptions, comme par exemple, les marchés inférieurs à 25 000 euros ou encore, les marchés sans publicité ni mise en concurrence préalable détaillés à l’article 30, qui ne sont pas concernés par cette obligation.
Les organismes publics vont-ils continuer de recevoir des offres papier après le 1er octobre ?
L’obligation qui court à partir du premier octobre impose un strict respect de la procédure. Cependant, on peut facilement supposer que des réponses papier continueront d’être envoyées, probablement de façon involontaire, par des entreprises qui n’auront pas eu connaissance de l’application de la loi.
Les organismes publics peuvent-ils accepter une réponse papier après le 1er octobre 2018 ?
La loi est claire à ce sujet, après la mise en application du décret, une réponse reçue au format papier sera déclarée irrégulière et ne pourra en aucun cas être acceptée. En effet, selon des décision de loi antérieures, le non-respect des modalités de transmission d’une offre peut justifier son irrégularité. L’offre pourra donc être écartée sans aucun examen, par défaut du respect de la forme.
Les offres reçues de façon papier seront-elles repêchables ?
Une piste existe quand à la possibilité de régulariser les offres envoyées au format papier. Selon certains spécialistes de droit, les offres papier pourraient faire l’objet d’une régularisation à condition qu’il s’agisse de la même offre, c’est à dire que l’entreprise n’ait pas profité du délai supplémentaire obtenu pour modifier son offre. Pour d’autres, une régularisation n’est même pas envisageable, au motif que l’offre papier n’est même plus une offre, et qu’il sera peut-être nécessaire pour la loi de redéfinir ce qu’est une offre de marché public.
Offre dématérialisée : quelles spécificités à prendre en compte pour les entreprises ?
Une subtilité à prendre en compte pour les entreprises, c’est que la date et l’heure butoire pour soumettre l’offre correspond à la date et l’heure de réception du pli sur la plateforme (« dernier octet »). Ce qui signifie que l’offre doit non pas avoir été déposée en temps et en heure, mais avoir été téléchargée avant le délai maximal. Il sera également important de vérifier le fuseau horaire de référence (GMT/ UTC +1), et peut-être même de prévoir d’éventuels “embouteillages” de données lors des envois.
Enfin, une précaution qui a son importance, il faudra également s’assurer d’être en mesure de pouvoir effectuer une signature électronique. A savoir que l’obtention d’un certificat peut prendre entre 15 jours à 1 mois.
