Il n’existe pas à proprement parler d’obligation spécifique au domaine public en matière de mentions des bulletins de paie. On recense toutefois une recommandation, celle de fournir des bulletins aussi complet que dans le privé. De ce fait, les bulletins de paie des agents publics suivent la réglementation qui s’applique aux bulletins du privé.
Les bulletins de paie se modernisent
Deux tendances en matière de modernisation des bulletins de paie sont actuellement à l’oeuvre : d’une part, la clarification des bulletins de paie, qui s’étend aux bulletins de toutes les structures depuis le 1er janvier 2018, et d’autre part, la dématérialisation du bulletin de paie, qui se met en place progressivement et qui concernera l’ensemble des structures et entreprises de toutes tailles à l’horizon 2020.
Une modernisation qui comporte plusieurs avantages
La clarification des bulletins de paie à des avantages indéniables, comme de rendre ces informations plus claires et plus compréhensibles pour tous.
Du coté du bulletin de paie dématérialisé, on recense les avantages suivants :
- réduction des frais d’impression, d’affranchissement et d’archivage
- centralisation du stockage et de l’accès aux bulletins de paie
- simplification des démarches administratives, notamment en ce qui concerne les droits en formation, chômage et points retraite
Assurer l’intégrité et la véracité du bulletin de paie
En contrepartie, la délivrance d’un bulletin de paie dématérialisé demande des garanties supplémentaires liées à l’origine, à l’intégrité et à la valeur probante des informations délivrées. En d’autres terme, il est important de pouvoir attester de la véracité et de l’authenticité du document, par la mise en place de procédures telles que la signature électronique, l’horodatage, le scellage du document et son archivage sécurisé.
Et ce, d’autant plus que les fraudes en matière de bulletin de paie ont de plus en plus cours, entraînées à la fois par le durcissement des conditions d’obtention de prêts ou de locations, mais aussi par la facilité de produire des faux, développée avec la généralisation de l’informatique. Concernant les chiffres de la falsification de documents, on peut donner à titre d’exemple la falsification des cartes d’identités et des passeports, qui ont progressé entre 350 et 400% entre 2008 et 2009.
Les normes en matière de bulletin de paie électronique
De fait, il existe des normes en matière de bulletin de paie électronique, telle que la norme Afnor NF Z42‑025, qui définie les bonnes pratiques techniques, juridiques et fonctionnelles, en matière d’émission des bulletins de paie électroniques. La norme définit ainsi comme exigences minimales l’utilisation d’un scellement numérique permettant de garantir l’intégrité d’un document par l’utilisation conjointe de fonctions de hachage, de signatures numériques et optionnellement d’horodatage.
Le cachet électronique visible
Ainsi, en matière d’administration publique, une nouvelle forme de validation des documents se met en place progressivement. Il s’agit du CEV ou cachet électronique visible. Ce dispositif se présente sous la forme d’un QR Code. Il remplace le tampon tel que nous le connaissons pour le papier, et il permet de garantir l’origine et l’intégrité des données-clés d’un document, que ce dernier soit papier ou électronique. Les données peuvent être facilement vérifiées par un tiers en utilisant une application tablette ou smartphone. Le CEV permet ainsi de lutter contre les outils de falsification digitaux, et ainsi de réduire le nombre de fraudes aux faux bulletins de paie.
La signature électronique
Un autre moyen de protéger l’intégrité d’un document, c’est de faire appel au dispositif de la signature électronique. Utilisée notamment dans le cadre des marchés publics, la signature électronique est un autre mécanismes de scellement possible pour le bulletin de paie. Pour la mettre en oeuvre, il est nécessaire de disposer d’un certificat électronique et d’une application numérique. A savoir que la signature électronique dispose du même poids juridique que la signature traditionnelle. Elle permet ainsi l’identification du signataire et éventuellement la manifestation d’un consentement ou d’une obligation.
Ainsi, tandis que la modernisation des bulletins de paie présente des avantages en matière de gestion, mais aussi d’usage et de compréhension du coté des agents publics, les administrations se doivent également de se protéger de la fraude et de respecter des normes et procédures pour assurer aux documents électroniques la même fiabilité que les documents papiers. Signature électronique, cachet électronique ou encore archivage probant sont autant de sujets prioritaires à envisager en même temps que l’adaptation à ces évolutions technologiques et ces usages.
