Tandis que les systèmes d’information des entreprises et des organisations sont de plus en plus perfectionnés et intègrent l’ensemble des processus des organisations, processus de gestion ou processus métiers, la dématérialisation permet de réduire l’encombrement des archives, de faciliter la recherche et l’accès aux documents, de développer le travail collaboratif, de réduire le nombre de saisies ou encore de en place de workflow et de tâches automatiques.
C’est pourquoi elle fait partie des objectifs de l’état en matière de modernisation depuis plusieurs années.
Cette dématérialisation a ainsi pour conséquence l’augmentation du nombre de données, de documents et de preuves gérées par les établissements publics et les collectivités. Dans le même temps, elle entraîne un certain nombre de questions concernant les dispositions légales de stockage de ces archives publiques, afin de rester en bonne conformité avec les dernières réglementations parues récemment à ce sujet.
Dans cet article, nous allons vous présenter la notion d’archivage à valeur probante au regard des obligations dues par les établissements et organisations du secteur public.
De l’archivage papier à l’archivage électronique
Dématérialisation oblige, le nombre de données, documents et preuves électroniques gérés par les établissements publics et les collectivités ne cessent de progresser. Depuis la loi n° 2000-230 du 13 mars 2000, les documents électroniques ont la même valeur légale que les documents papier, il importe donc de les conserver et de protéger leur intégrité, dans les conditions requises par les différents textes de lois.
L’archivage électronique concerne les moyens techniques mis en oeuvre pour conserver ces données ou des documents électroniques. L’archivage électronique est à distinguer du stockage, qui consiste dans l’enregistrement de données en vue d’une utilisation courante, mais ne peut apporter de valeur probante, et de la sauvegarde qui de la même façon n’intervient que dans le cadre de la restitution de documents.
Quels sont les documents les plus fréquemment concernés par cet archivage ?
- Les documents commerciaux
- Les documents administratifs
- Les pièces comptables
- Les documents RH
- La messagerie électronique
Archivage électronique, des dispositions particulières pour le public
Le stockage des documents et des données numériques produits par les collectivités et les établissements publics fait l’objet d’au moins deux dispositions particulières :
Les archives publiques : des trésors nationaux
Selon une circulaire du 5 avril 2016 émanant du directeur général des collectivités locales et du directeur chargé des archives de France, les données produites par les collectivités et les établissements publics sont des trésors nationaux, il est donc nécessaire de maîtriser parfaitement leur conservation.
Pour maîtriser cette conservation, on fait généralement appel à la notion d’archivage à valeur probante. L’archivage à valeur probante, c’est lorsque la conservation des documents, électronique ou papier, assure l’authenticité, la confidentialité, la pérennité et l’intégrité des données.
Un archivage à valeur probante intégrera donc généralement les caractéristiques suivantes :
- respect de normes et de standards
- signature électronique et certificats électroniques
- traçabilité des documents
- sécurisation du support et des accès aux documents
Archives publiques : confidentialité et Patriot act
Toujours selon la circulaire du 5 avril 2016 émanant du directeur général des collectivités locales et du directeur chargé des archives de France, toutes les archives publiques doivent être hébergées sur le territoire français, par une entreprise de droit français, et soumise aux lois françaises.
Ces précepts sont venus renforcer la notion d’archivage à valeur probante, notamment au vu du recours de plus en plus fréquent à des nouveaux modèles d’hébergement informatique tel que le Cloud Computing.
Ces obligations (territoire français, entreprise de droit français soumise aux lois françaises) permettent aux données des établissements publics et des collectivités de rester absolument confidentielles, et notamment, de ne pas être soumises au Patriot Act, c’est à dire, à cette loi antiterroriste qui autorise les services de sécurité américain à accéder aux données informatiques sans autorisation et sans en informer les utilisateurs.
Ainsi, avec la prolifération des documents électroniques et la dématérialisation, l’archivage des documents des établissements publics et des collectivités doit désormais respecter davantage de règles. En effet, cet archivage doit pouvoir être considéré comme un archivage probant, mais il doit également permettre une absolue confidentialité, notamment en faisant appel à une entreprise française et de droit français hébergeant les données en France.
Vous avez des questions, vous souhaitez en savoir plus ? N’hésitez pas à entrer en contact avec Admilia. Nous vous apportons tous les renseignements nécessaire concernant l’archivage de vos données comptables et budgétaires.
