Tandis que la LOLF a introduit de nouveaux modes de gestion fondés sur une culture du résultat, au sein des établissements publics, le pilotage de la performance se traduit par une institutionnalisation de la fonction et des investissements en matière d’effectifs, de compétences, et d’outils de gestion.
L’appréciation et le contrôle de cette performance nécessite la mise en place de stratégies, d’objectifs, de tableaux de bords et d’indicateurs. Parce que chaque établissement travaille sur des missions et des environnement différents, ces indicateurs peuvent prendre de multiples formes.
Dans cet article nous allons voir les principaux éléments d’une stratégie de pilotage par la performance, jusqu’à la mise en place des indicateurs de pilotage et la production des tableaux de bord.
Institutionnalisation de la fonction de pilotage
Dans le cadre de la mise en place d’une démarche de pilotage efficace, la majorité des établissements institutionnalisent cette fonction pilotage, en se dotant par exemple d’un vice-président en charge de la fonction de pilotage, ou en constituant une direction ou une délégation en charge du pilotage. Parmi les différentes responsabilité de cette direction en charge du pilotage et de la performance, on peut citer la Démarche Qualité, le Contrôle de Gestion et la Gestion des Risques (Contrôle Interne).
Mise en place d’une démarche qualité
Particulièrement adaptée aux secteurs où les enjeux de sécurité et de fiabilité sont importants (santé, finances, armement, publics fragiles…), la démarche qualité se traduit généralement par des engagements de service, des certifications ou des accréditation, et des chartes d’accueil. Elle s’inscrit également dans le cadre de la LOLF par des indicateurs visant à mesurer la “qualité de service” .
Mise en place d’un contrôle interne
L’objectif du contrôle interne comptable est d’améliorer la qualité des informations comptables des établissements publics et d’offrir des données de qualité pour aider et appuyer les décisions des organismes.
Cette qualité de la comptabilité est mesurée à partir des informations collectées au sein de la comptabilité générale et ces informations sont retraitées pour établir les indicateurs de gestion et de performance nécessaires aux arbitrages de gestion.
Tandis que le contrôle interne est devenu obligatoire pour tous les établissements publics, il est plus ou moins bien maîtrisé en fonction des structures, et de leur volonté initiale de se doter d’outils permettant de maîtriser et de piloter les activités.
Evolution du système d’information
Avec la nécessité d’adapter les outils existants à la réforme GBCP, l’évolution des systèmes d’information constituent l’une des clés de la mise en place du pilotage par la performance.
Ces systèmes d’information doivent également tenir compte d’une orientation de la facturation de plus en plus axée sur la dématérialisation. La formation des agents, le support apporté par l’éditeur, et la capacité de l’outil à se tenir à jour des différentes évolutions législatives constituent des enjeux de taille à considérer lors de cette étape.
Mise en place de tableaux de bord de gestion
Le tableau de bord de gestion est un instrument de gestion qui permet de suivre l’état d’avancement des programmes ou des orientations. Il est conçu par le contrôleur de gestion avec des objectifs de réactivité, de sélectivité et d’orientation vers la prise de décision.
A la fois rétrospectif et prospectif, il recense des indicateurs hiérarchisés pour une période donnée.
Le tableau de bord de gestion permet ainsi d’aligner les objectifs avec la stratégie globale, de procéder à des analyses de la performance par rapport aux objectifs fixés, d’évaluer l’importance des écarts, ou encore, de poser un diagnostic sur les points faibles afin de prendre les mesures correctrices. Il sert à la fois pour le pilotage du service en question, mais aussi, pour le reporting réalisé à la hiérarchie.
Les indicateurs de pilotage
Avec l’appui du contrôle de gestion, le responsable de programme, et, à son niveau, le responsable de budget opérationnel de programme, sélectionnent les indicateurs de pilotage adaptés.
Qu’est-ce qu’un bon indicateur ?
- Un indicateur doit être chiffré, pour représenter la réalisation de l’objectif le plus objectivement possible.
- Un indicateur doit être cohérent avec l’objectif, utile, solide et vérifiable.
- Les indicateurs doivent être en nombre limité (en moyenne, deux par objectif).
- Pour chaque indicateur, sont affichées : une valeur pour l’année du projet de loi de finances et une cible pour la dernière année du budget pluriannuel en cours.
La production de ces indicateurs de pilotage repose sur la capacité à rassembler et à croiser des données relatives aux moyens mobilisés, aux activités réalisées et aux résultats obtenus. L’enjeu du point de vue du système d’information est que ces données sont de natures différentes et proviennent d’applications différentes. Il est donc nécessaire d’assurer la cohérence des données opérationnelles en partageant des référentiels entre les différentes applications.
Ainsi, alors que culture de résultat et dispositifs de contrôles font partie des dispositifs de modernisation des structures publiques, la mise en place du pilotage de la performance passe par différents dispositifs afférents à la qualité, au contrôle de gestion et à la maîtrise des risques.
Tandis que cette préoccupation des établissements autour de la performance prend corps, l’élaboration d’indicateurs reste délicate, car dans le secteur public, elle ne peut être uniquement uniquement liée à des indicateurs financiers et doit également prendre en compte la notion de service public.
Pour la mise en place de ces dispositifs, un effort tout particulier sur le système d’information est nécessaire, car ce dernier constitue la pierre angulaire permettant l’établissement de tableaux de bords clairs et fiables.
