Décryptage d’un ratage avec le Projet Louvois et bonnes pratiques à adopter
Si l’on a longtemps considéré les logiciels de paie comme des calculatrices évoluées, dans lesquelles il était possible d’inclure des modalités de calcul issues du réglementaire, les récentes mésaventures de l’administration avec l’abandon du logiciel de paie “Louvois” nous montrent que le sujet est plus complexe qu’il n’y parait.
Nous vous proposons de revenir ensemble sur le déroulé de « l’affaire » Louvois afin d’identifier quelques-uns des critères indispensable à la réussite de la mise en place d’un nouveau logiciel de paie.
La genèse du projet Louvois
Démarré à la fin des années 90, le projet Louvois devait rationaliser la paie des militaires dans un seul système, rattaché à 5 SIRH. Mais le problème qui s’est rapidement posé était celui de son architecture extrêmement complexe.
Celle-ci comprenait en effet un calculateur de solde, une fonction d’échange avec les SIRH, un filtre des données, un référentiel et une codification… et lorsque en 2011, le logiciel Louvois intègre la prise en charge de la gestion de près de 130 000 personnels des armées de terre, le logiciel ne cesse alors de connaître bug sur bug : mois sans salaires, trop perçus et mauvais calculs mettent ainsi au supplice les personnels des armées, jusqu’à ce qu’une page Facebook soit montée pour dénoncer ces défaillances et que l’affaire ne prenne une ampleur plus politique.
Pourquoi le projet Louvois a-t-il connu autant de ratés ?
Il semblerait qu’un défaut de conception soit dès le départ à l’origine des nombreux dysfonctionnements du logiciel Louvois. En effet, au début du projet, le calculateur du logiciel Louvois a été mis en place à partir d’un logiciel issu de l’armée de l’air. Or, De l’aveu même de la Commission de la Défense, ce calculateur présentait déjà des défauts intrinsèques.
Plus tard, une SSII est intervenue pour travailler les interfaces et le filtre du logiciel. Mais avec une direction de projet trop légère, pilotée tout à la fois par les services d’information, le secrétariat général, le directeur des ressources humaines, et une mise en oeuvre précipitée, le système Louvois courrait à sa perte, et le ministre de la défense Jean Yves le Drian n’a eu ainsi d’autre alternative que celle d’annoncer l’abandon du projet.
Comment réussir la mise en place d’un nouveau logiciel de gestion de la paie ?
Fiabilité technique du logiciel
C’est la base, et pourtant nous l’avons vu avec le projet Louvois : la première des erreurs a été de vouloir utiliser un cœur de système qui était déjà à la base défaillant.
Comment vous assurer que cela ne se produise pas pour vous ? Vérifiez l’historique, l’expertise et l’expérience de votre prestataire. Recueillez des témoignages de ses clients, actuels et anciens. Sont-ils satisfaits de la solution ? Le logiciel ou l’application a-t-elle déjà fait ses preuves ? Ce sont des points sur lesquels vous devez vous renseigner en premier lieu au moment du choix du nouvel outil.
Gestion de projet solide
La deuxième grosse erreur du projet Louvois est, nous l’avons vu, une gestion de projet défaillante, pilotée à la fois par plusieurs services.
La gestion de projet est tout aussi importante que la qualité du produit en lui-même, et vous devez vous assurer que le prestataire sera à même de vous accompagner de A à Z dans toutes les procédures de déploiement du nouveau logiciel, qu’il s’agisse de la gestion du calendrier, de l’installation et du paramétrage du produit, mais aussi, de la formation des collaborateurs.
S’assurer de la réversibilité et de l’ouverture du système
Lorsque l’on travaille sur la mise en place d’un projet aussi important que celui de la gestion de la paie d’une entreprise ou d’une administration, et qui peut concerner des milliers, voire des dizaines de milliers de personnes, il est également indispensable de se renseigner, a priori, sur les possibilités de réversibilité des informations qui seront gérées dans le système.
Le prestataire doit vous assurer qu’il sera possible à tout moment de vous restituer ces données, et ce, quelle que soit la raison. Il doit également être capable de vous préciser le format de sortie ainsi que le délai pour récupérer l’ensemble des données. Tout ceci devrait vous permettre de pouvoir rapidement changer de système en cas d’urgence.
De plus, vous devez également vous assurer des qualités “d’ouverture” de ce nouveau logiciel. Dans quelle mesure celui-ci est-il compatible avec votre système d’information actuel, dans quelle mesure vos différentes briques logicielles pourront communiquer ensemble afin de donner davantage de valeurs à vos données en les recoupant, en les centralisant ou en évitant les doubles saisies.
S’assurer de la sécurité du système et des sauvegardes
Tout comme il est important de pouvoir récupérer l’ensemble de ses données et de pouvoir faire communiquer ses logiciels ensemble, il est également vital de pouvoir assurer la parfaite intégrité et sécurité de ces données, et ce d’autant qu’il s’agit là de données particulièrement sensibles.
Vous devez établir avec votre DSI ou, dans le cadre d’un hébergement externe, avec votre prestataire logiciel, les différentes procédures et niveau de sécurité mis en place. Vous devez également vous assurer que des sauvegardes fréquentes sont réalisées et que ces sauvegardes sont elles-mêmes protégées et hébergées sur des serveurs externes.
Respect de la conformité réglementaire
Enfin, un des points fondamentaux qui doit être traité par les éditeurs de logiciels de gestion de la paie : le respect du cadre légal et réglementaire.
Parce que les évolutions réglementaires sont fréquentes, qu’elles ont en général un impact fort sur les procédures de gestion, et qu’elles doivent être anticipées, il est indispensable de faire appel à un prestataire qui saura effectuer une veille en amont de ces différentes réglementations et garder une avance sur ces évolutions afin de proposer des versions à jour de sa solution logicielle.
De plus, ce prestataire devra disposer d’une expertise non seulement technique, mais aussi et surtout, métier, afin d’aider ses clients dans le paramétrage de leur logiciel en fonction des différentes spécificités de leur activité et de leur entreprise ou organisation.
Vous recherchez un prestataire capable de répondre présent sur tous ces points ?
Ce sont tous ces services additionnels qui vous sont proposés par la Sneg avec le logiciel de gestion de la paie Gapaie.
En effet, la Sneg met l’accent non seulement sur l’efficacité de fonctionnement du logiciel, mais également, sur le support et le suivi, qui inclut à la fois une prise en charge de l’hébergement et de la maintenance du produit dans le cadre de licences hébergées, mais aussi et surtout, un support à la fois technique et réglementaire, avec une assistance à la configuration et au paramétrage de l’outil.
Enfin, la Sneg s’engage à s’adapter aux évolutions réglementaires, du secteur privé comme du secteur public, afin de vous offrir en permanence un logiciel en parfaite conformité avec le cadre légal en vigueur.
Pour en savoir plus, rendez-vous sur la fiche de présentation du logiciel Gapaie ou découvrez une interview du chef de projet du développement de Gapaie, Yves Allart.