Depuis plusieurs années, la dématérialisation de la chaîne comptable et financière s’est accélérée dans le secteur public. Consacrée comme un moyen de rationaliser et de sécuriser la fonction financière, son développement s’est vu encouragé par les évolutions technologiques, par les nouvelles dispositions du cadre législatif ainsi que par la plus grande confiance des utilisateurs dans le numérique.
Aujourd’hui la dématérialisation de la chaîne comptable et financière dans le public a franchit un nouveau cap, avec l’application de la loi n° 2014-1 du 2 janvier 2014 habilitant le Gouvernement à simplifier et sécuriser la vie des entreprises. Nous revenons sur ces différents points dans cet article.
Dématérialisation : de quoi parle-t-on
La dématérialisation, c’est la gestion des échanges et des procédures au sein d’une organisation, par des voies immatérielles. Ces échanges et procédures doivent ainsi être réalisées non plus en utilisant des documents papiers, mais en ayant recours à des documents et à des échanges électroniques.
Concrètement, la dématérialisation permet de limiter toutes les contraintes liées à la gestion des documents papiers, qu’il s’agisse des délais de traitement et d’acheminement, de l’achat des consommables, de la manipulation des documents, ou encore, de leur stockage.
Ce qui encourage la dématérialisation dans les organisations publiques :
Les évolutions technologiques :
La dématérialisation est encouragée dans les établissements publics par l’évolution naturelle des technologies. En effet, le stockage numérique se développe dans les organisations privés comme publiques. Les matériels et les supports de stockages deviennent plus performants, plus puissants, mais aussi, plus accessibles pour tous les budgets.
L’évolution des usages
De pair avec l’évolution des technologies, on constate une évolution des usages des utilisateurs qui va dans le sens de plus de dématérialisation.
Une étude réalisée par Markess nous en apprend plus sur la maturité des organisations publiques en matière de numérique pour l’année 2016. Globalement, les organisations publiques ne sont pas particulièrement matures en matière de numérique. Selon l’étude, seulement 1 organisation publique sur 4 possède une maturité numérique forte.
Cependant, il existe une disparité en fonction des services : tandis que les ressources humaines et les fonctions de gestion des processus documentaires et de la relation usager ont pour l’instant moins recours au numérique, on constate une prise de conscience importante, notamment au niveau des décideurs, pour les services de gestion financière et de gestion des données. Cette prise de conscience explique l’accélération de la dématérialisation, en particulier pour la chaîne comptable et financière.
Le cadre législatif et réglementaire
Enfin, le cadre législatif et réglementaire, en constante évolution, est également l’une des raisons de cette accélération, une raison que les établissements ne peuvent ignorer, puisque les différentes lois mises en place par le gouvernement dans le cadre de la modernisation imposent le recours à cette dématérialisation, de façon obligatoire.
- La dématérialisation de la facturation est obligatoire depuis le 1er janvier 2017 pour les grandes entreprises et personnes publiques. Pour les entreprises de taille intermédiaire, les Petites et Moyennes Entreprises ou encore les micro-entreprises, cette mise en place se fera progressivement, de 2018 à 2020.
- La dématérialisation des procédures de passation des marchés publics sous procédure formalisée deviendra obligatoire à partir du 1er octobre 2018, et à partir du 1er avril 2017 pour les centrales d’achat.
- La loi NOTRe du 7 août 2015 a rendu obligatoire la dématérialisation complète des pièces comptables et justificatives au 1er janvier 2019 pour les collectivités.
La dématérialisation de la chaîne comptable et financière publique en 2017
Ainsi, tandis que le développement des échanges dématérialisés entre les ordonnateurs locaux et leur comptable public a connu un essor notable en 2015 et 2016, depuis le 1er janvier 2017, toutes les grandes entreprises utilisent la solution Chorus Pro pour déposer leurs factures destinées à leurs clients de la sphère publique de façon électronique, et non plus de façon papier.
Dans les années à venir, la généralisation de la dématérialisation de la chaîne comptable et financière devrait permettre de nombreuses améliorations en matière de gestion, avec une comptabilité rationalisée et sécurisée. Mais elle devrait également avoir comme conséquence l’amélioration notable des relations entres les établissements publics et leurs fournisseurs, avec une réduction des délais de paiement des fournisseurs et une amélioration de la trésorerie de ces derniers.
