L’organisation des Nations unies aurait désigné la France comme la quatrième nation la plus avancée dans le monde pour ce qui est de l’administration numérique.
Alors que le paiement des impôts ou les demandes d’extrait de casier judiciaire sont effectués en ligne, le gouvernement a entrepris à travers la réforme de l’État et de la simplification, lancée septembre 2014, d’alléger les charges administratives avec un encouragement de la dématérialisation dans les relations entre les administrations, les citoyens et les entreprises.
Sur le plan de la chaîne comptable et financière, les collectivités locales, les établissements publics, les comptables publics et les chambres régionales échangent chaque année plus d’un milliard de feuilles de papier A4. C’est dans ce cadre que l’État et la DGFIP ont souhaité mettre en place des principes fédérateurs et des normes pour les projets de dématérialisation de la chaîne comptable et financière et ceci dans le but de limiter la transmission de papier.
Ainsi, une « Charte nationale de dématérialisation des échanges de documents papier dans le secteur public local » a été défini et les signataires de cette charte se réunissent régulièrement au sein d’une structure nationale partenaires afin d’élaborer des solutions de dématérialisation sous forme de convention cadre national, reprise dans une convention cadre national unique en 2010.
Les évolutions de protocoles
Afin de rationaliser les moyens de transmission des données comptables, un nouveau protocole a été défini afin de remplacer les formats limités et de supprimer toutes les transmissions papier, y compris les pièces justificatives.
Pour les collectivités, l’État et la chambre des comptes, il s’agit de partager un même format de données et ainsi de limiter les erreurs et d’avoir des délais de paiement et de recouvrement plus rapides.
Tandis que ce format a été introduit des 2008, il est devenu obligatoire pour toutes les collectivités depuis le 1er janvier 2015. Ainsi, aujourd’hui, la question ne se pose plus : le logiciel financier doit être conforme au protocole d’échange standard PES V2, et bien entendu les collectivités doivent procéder aux éventuelles mises à jour nécessaire pour bénéficier des dernières versions compatibles.
Les évolutions d’usage
Supprimer les échanges papier n’est pas toujours facile, car on assiste parfois à une levée de boucliers. Outre des inquiétudes liées à la disponibilité des factures, on constate également des problèmes concernant l’utilisation de certains matériels techniques ou alors concernant les équipements des agents.
Mais des ajustements sont possibles, comme par exemple de permettre à son personnel de disposer d’un double écran d’ordinateur. Ceci permet en effet de travailler à la fois sur le logiciel comptable tout en visualisant les pièces justificatives, et ainsi de gagner en confort et en rapidité de traitement des pièces digitalisées.
Pour les collectivités disposant d’un nombre de factures très importants, l’utilisation de la reconnaissance optique de caractères (OCR) peut se révéler indispensable, permettant la lecture automatisée de certains documents et évitant la double saisie manuelle dans le logiciel financier.
Enfin, il ne faut pas hésiter à mettre en avant les avantages pratiques de la dématérialisation. Par exemple, concernant la signature électronique des bordereaux, la dématérialisation permet de rectifier facilement toute erreur avant de procéder à l’envoi à la trésorerie.
Ainsi, les établissements publics sont permanence en quête d’une meilleure qualité de systèmes d’information, avec des processus mieux maîtrisés, moins coûteux, plus efficaces et plus rapides. La dématérialisation est un des principaux facteurs permettant d’obtenir ce résultat.
Tandis qu’à partir de 2017, tous les fournisseurs de la sphère publique devront transmettre leurs factures par voie dématérialisée, la dématérialisation permet déjà de faciliter l’accès des interlocuteurs autorisés aux informations publiées à la comptabilité, aux finances, à la gestion des achats ou encore aux ressources humaines.
Pour réussir ce chantier de la dématérialisation, le recours à des compétences spécifiques des expertes est nécessaire. Pour ce qui est des données comptables et budgétaires, il est ainsi indispensable de bénéficier d’un accompagnement au changement prodigué par un spécialiste de ce domaine.
C’est ce que la Sneg met en œuvre au quotidien, à travers son assistance téléphonique, et sa maintenance évolutive réglementaire. Impliqués dans une démarche d’amélioration continue, la Sneg propose à ses utilisateurs des conseils concernant les modifications législatives, réglementaires et bien entendu les évolutions fonctionnelles de ses produits. Enfin, la Sneg dispose d’un club utilisateurs actif permettant à tous ses clients de bénéficier de retours d’expériences et de participer à l’évolution de notre gamme de produits.